Traçabilité, Inaltérabilité & Valeur Probante du Livre de Police

La loi (Décret n° 2013-287) est très claire : un livre de police informatisé doit obligatoirement garantir l'intégrité, l'intangibilité et la sécurité des données enregistrées.

Une simple affirmation de "conformité" de la part d'un éditeur de logiciel ne vaut rien sans une preuve technique et légale irréfutable. En cas de contrôle, c'est à vous de démontrer que votre registre ne peut pas être et n'a pas été modifié. C'est exactement pour répondre à cette exigence que nous avons conçu e-inventaire.

L'Archivage Légal Certifié NF461 avec Docaposte

Pour vous offrir le plus haut niveau de garantie du marché, nous avons noué un partenariat technologique stratégique avec Docaposte, la filiale de confiance numérique du Groupe La Poste.

e-inventaire ne se contente pas de sauvegarder vos données ; il les archive avec une valeur probante. Plutôt que d'assurer nous même la conformité de l'espace d'archives, nous avons fait le choix d'utiliser un service d'archivage électronique (SAE) tiers, certifié par l'AFNOR selon les normes NF461 et ISO 14641-1. C'est la garantie technique et légale que vos écritures sont protégées.

Un scellement automatique à chaque enregistrement dans le livre de Police

Lorsque vous enregistrez un nouveau lot (achat ou prise en confié), e-inventaire travaille pour vous en arrière-plan :

• Un fichier technique reprenant toutes les informations constituant votre lot (fournisseur, date, prix, articles...) est créé.
• Ce fichier est automatiquement scellé (horodaté et signé numériquement) pour garantir son intégrité.
• Il est ensuite transmis et déposé dans votre système d'archivage électronique personnel chez Docaposte.

À partir de cet instant, ce fichier est inaltérable. Il ne peut plus être modifié, ni par vous, ni même par nous.

La gestion des corrections : La clé d'une traçabilité parfaite

Que se passe-t-il si je fais une erreur de saisie ?

C'est là que la puissance de notre système se révèle. Vous ne modifiez jamais un enregistrement légal, vous créez une nouvelle version tracée.

1. Vous effectuez votre correction dans l'interface (ex: un prix d'achat erroné).
2. e-inventaire enregistre cette correction comme une "trace" visible sur la fiche du lot.
3. Le logiciel génère un NOUVEAU fichier technique (version 2), qui contient les informations mises à jour.
4. Ce nouveau fichier est à son tour scellé et archivé chez Docaposte, en lien avec le fichier original.

Résultat : en cas de contrôle, vous disposez d'un historique complet et inaltérable de la vie du lot, de sa création (v1) à sa dernière correction (v2, v3...), avec la date de chaque modification. C'est la définition même de la traçabilité.

Votre piste d'audit visible dans le logiciel

Cette conformité n'est pas une boîte noire. Vous pouvez la visualiser à tout moment :

• Onglet "Traces / Conformité" : Sur chaque fiche de lot, cet onglet vous montre les traces de correction et vous permet de lister les différents fichiers techniques archivés chez Docaposte pour ce lot.
• Menu conformité > Livre de police : Cette section centralise la liste complète de tous les fichiers techniques de votre livre de police, leur version originale et toutes leurs itérations. C'est votre véritable registre technique inaltérable.

Vos Questions Fréquentes

Q : Est-ce que mes tickets de caisse sont aussi sécurisés ?

R : Oui. Le processus est identique. Chaque vente génère un ticket de caisse technique qui est scellé et archivé de manière irréversible chez Docaposte, garantissant votre conformité à la loi anti-fraude TVA.

Q : Qu'est-ce que la norme NF461 ?

R : C'est la norme française qui définit les spécifications d'un Système d'Archivage Électronique (SAE). Elle garantit que le système préserve l'intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents pour leur donner une valeur probante.

Ne vous contentez pas d'un logiciel "conforme". Exigez un logiciel qui vous fournit la preuve de sa conformité.

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